リモートワークやテレワークの導入企業が急増中

新型コロナウイルス感染拡大を予防する措置として、働き方の見直しを始める企業が増え、１年前では考えられなかったほど定着してきたように思います。

急ぐ必要のない出張を延期する、時差通勤を行うなど、さまざまなソリューションがありますが、そのなかで注目すべきソリューションが「リモートワーク」すなわち「テレワーク」です。外資系では、「ワークフロームホーム」としてその名が定着している企業もあるでしょう。

リモートワークは、従業員の自律した柔軟な働き方を可能にし、生産性アップにつなげていくことも可能だと言われています。

では、企業がリモートワークをうまく導入・活用し、個人もチームにも良い影響を生み出すためのポイントは何なのでしょうか？

本日は、リモートワークを導入している企業や個人への取材、そして私個人の経験などをもとに、活用できるツールやテクニックをご紹介していきたいと思います。

私は、個人がリモートワークを行ううえで求められるのは、大きく分けて（１）セルフマネジメントスキル、（２）コミュニケーションスキルの2つだと考えています。順に解説します。

(１) セルフマネジメントスキル

リモートワークでも、やるべき業務を期日までにしっかりこなし、高い生産性を実現するには、セルフマネジメント（自己管理）スキルが重要になります。ポイントは以下の通りです。

• 自分がやるべき業務を可視化し、他のメンバーにも共有する

Googleカレンダーなどのスケジュール管理ツール、トレロ（Trello）などのタスク管理ツールを用いて、「今日、自分がどんな業務を行っているのか」を可視化するとよいでしょう。

これにより、「誰が何をやっているか」をメンバー間で共有できますし、自分で「いつまでに、これを完了させる」という宣言効果も期待できます。

特にタスク管理ツールのメリットは、各プロジェクトの全体像のなかで、「誰が、どの段階にいるのか」を、リーダーやメンバー間で把握できることです。

そのため、進捗が滞っているタスクがないかなどを日々確認でき、生産性アップにつながります。

• 集中しやすい環境を整える

集中力を維持できるように、仕事スペースの環境を整えることが大切です。

ワンルームの部屋に住んでいる場合でも、できるだけ居住スペースと仕事スペースをパーティションやそれに代用するものなどで分けることが重要と言われています。

在宅勤務の場合は、ダイニングテーブルをデスク代わりに使っていて足腰が痛む、という声も聞こえてきます。デスクや椅子、照明器具など、自分にしっくりくるものを購入するという選択肢も考えても良いかもしれません。

• オンとオフの切り替えを意識する

リモートワークで在宅にて仕事をする場合は、つい長く仕事をしてしまいがちで、オンとオフの切り替えが難しい状況に陥りがち。

連合の調査結果でも、51%の方が長時間労働になりがちで、時間外労働があっても申告していない、などと回答されている方もいました。

こうした問題に対処するには、次のような方法が有効です。

• 就業時間後にプライベートの予定をあえて入れて、その時間までに切り上げるようにスケジュールを組み立てる

• やるべきことが積み上がって長時間労働にならないよう、何も予定のない「バッファー」の時間を意識して予定に組み込む

• リフレッシュのための休憩時間をこまめにとる

(２) コミュニケーションスキル

チームで仕事をする以上、リモートワーク・テレワークでも欠かせないのが、互いに離れていても円滑にコミュニケーションを行うスキルです。

• 心理的安全性を担保するために、メンバーの価値観を共有しておく

リモートワークを始めるには、メンバー間で、率直かつ建設的に話し合えるようになっておくことが必要です。

特にチームのリーダーには、メンバー間などコミュニティの「心理的安全性」を高めることが求められます。

心理的安全性とは、他社からの反応や羞恥心を感じたりすることなく、自然体の自分をさらけ出せる状態のことを指しています。2015年に米グーグル社が、「心理的安全性は成功するチームの構築に最も重要なものである」と発表したことで注目を集めました。（Google社のより良い職場環境を実現するためのヒントは、re:workというサイトで公開されています）

アグレッシブな業績を求めているのにも関わらず穏やかな雰囲気がある職場は、メンバーの一人ひとりがどんなときに動機づけられるのか、メンバーがどんな価値観を大事にして働いているのかを把握し、リスペクトし合っているという特徴があります。

Attunedは、チームメンバーのモチベーションを計測し、共有するためのプラットフォームとして最適です。上司と部下の関係性を1on1ミーティングで改善、向上できるきっかけづくりにも最適です。

• チーム内で共通のコミュニケーションツールを導入し、うまく使い分ける

リモートワークやテレワーク での日々のコミュニケーション用にはSlackなどのチャットツールを、テレビ会議用にはzoomなどのツールを導入しましょう。

また、こみいった話をするケースや、関係者それぞれの前提のすり合わせに時間がかかるケースでは、メールやチャットなどのテキスト以外のコミュニケーションツールを選ぶことをおすすめします。

直接会えない場合でも、テレビ会議や電話など、リアルタイムで相手の反応がわかる方法をとるとよいでしょう。

• 相手に伝わりやすい「問いかけ方」「提案の仕方」を選ぶ

リモートワークでは、チャットツールでコミュニケーションをとるのが効率的です。感謝の気持ちやユーモアなどを、スタンプなどで簡単に伝えられるのもチャットツールのメリットといえます。

ただし、相手に質問・提案をするときは、質問・提案だけを伝えるのではなく、「その質問や提案の狙い・意図」を添えるようにしましょう。

そうすることで、相手もその意図を汲んだ回答をしやすくなり、円滑なコミュニケーションが期待できます。

• 「オンラインランチ」などで「雑談」をし、メンバー間の親睦を深める

全社員が在宅勤務・リモートワークしている、ソニックガーデンの創業者で代表取締役社長を務める倉貫義人さんは、インタビューにおいて「チームとして機能する人間関係の土台は雑談である」と語っています。

そして、雑談+相談=「ザッソウ」というコンセプトを提唱しています。（詳細は倉貫さんのご著書『ザッソウ 結果を出すチームの習慣』にて）。

私自身はオフィスに出社する際には、できるだけメンバー一人ひとりに話しかけて、相手の状況を知るようにしています。

メンバーが増えていくと、一人ひとりとのコミュニケーション時間が少なくなることに懸念がありました。ですが、業務のことに限らず、相手の家族や趣味などの話をすることで、「あなたに関心がある」ということを相手に伝えられます。

これにより、相手から相談にのる機会も増え、相互理解が深まっていくことに気づきました。

このように、日頃リモートワークであっても、コミュニケーションの「質」を改善することはできると考えています（もちろんメンバーどうしの配慮のおかげではありますが）。

リモートワーク やテレワークの浸透で、同僚と直接会う機会がほとんどない場合でも、オンラインランチやオンライン飲み会を主催するなど、部署やチームの垣根を越えて、積極的にメンバーと親睦を深めることをおすすめします。

これは、先ほど述べたチーム内の「心理的安全性」の担保にもつながっていくでしょう。

心理的安全性をチームで共有し、個それぞれの内発的動機を明らかにするAttunedの結果やアドバイスを最大限に活かし、クリエイティブかつ生産性の高いチームをつくりましょう。

Attunedは今後も役立つ情報をお届けします。

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