オンボーディングプロセスを改善するための14の簡単な方法

自社にふさわしい人材を集め、面接を行い、内定を決めるのは、とても大変なアクションです。

採用活動は、採用する側にとっては組織内の複数のチームを横断した共同作業です。また転職者にとっては人生を左右する決断であり、採用活動に関わる全員にとって最後の詰めは大変なものです。

雇用契約書に署名をしてもらった後は、デスクに足を置いてリラックスし、自分の仕事は終わったと思いたくなるかもしれません。

しかしそれだけでは、まだ終わりません。

採用活動には、面接を行い、雇用契約を結ぶだけでなく、新しいメンバーが入社するまでの準備や、入社後にいち早く社員として馴染むためのすべての活動が含まれます。オンボーディングを何カ月もかけてじっくりと行う企業もあれば、最初の数日間だけで短期集中的にオンボーディングに取り組む企業もあります。

新しいオンボーディングプログラムを設計する場合でも、すでに存在するプログラムを更新する場合でも、オンボーディングをいくつかの段階に分けて考えることが有効です。そうすることで、計画を立てやすくなり、何をすべきなのか、全員が同じ方向性を持つことができます。このようなプロセスを取ることは、組織の一体感を実現し、採用した人材が新しい職場でできるだけ早い段階で活躍できるようになるために非常に重要です。

ここでは、オンボーディングの最初のステップについて、いくつかのアイデアを紹介します。

事前準備

・まずは新しいメンバーが参加することをチームや会社のメンバーが楽しみにしていると、本人に伝えましょう。このようなことは、いかなる時も伝える価値が十分にあります。

新入社員には、質問がある場合の連絡先や、近況報告のための連絡予定日などを伝えておきましょう。人事チームからのフォローアップが迅速かつ分かりやすいものであることを確認します。
ウェルカムキットを作成し、新入社員に送ることも検討しましょう。これは、オンラインでも、郵便で送るパッケージでも構いません。会社の記念品、職務に関連する本、チームからのメッセージなどを貰えると、新入社員にとっては嬉しいことでしょう。またAttunedによって可視化されたグループの組織文化のスクリーンショットと一緒に、どのようにチームであるかについての情報を共有することも良いでしょう。
入社日の1～2日前に連絡を取り、最終的な詳細を再確認し、初日のスケジュールの概要を説明するようにしましょう。

初日

歓迎の言葉から始まり、すぐにミーティングを行い、必要なリソース、今後数日間と数週間に期待したいこと、関わるすべての機器のセットアップについてを共有します。

その日は、予定されているイベントや休憩時間、その日学んだことを振り返る時間などをバランスよく取り入れるようにしてあげましょう。
最初の1対1のミーティングをカレンダーに招待するように設定し、新しいチームメイトにモチベーションアセスメントを再受験してもらいましょう。生活を大きく変えた後で、モチベーションの階層が変化している可能性があり、それを認識しておくことはチームメンバーのあなた方にとっても貴重なことです。そのミーティングでは、モチベーションレポートを一緒にレビューしましょう。
一日の終わりには、数分間連絡を取り合い、翌日の予定を確認し、仕事を終えるように声をかけます。リモートワークの場合、多くの人が夜遅くまで仕事をする傾向があるので、この最後の声がけは重要です。

最初の1on1ミーティング

この機会にこれまでの状況を確認し、次の1週間、1ヶ月、90日後の目標やチームからの期待値を確認しましょう。
コミュニケーションのスタイルについて話し合い、新入社員が「ここでの仕事の進め方」について質問できる環境を作っておきます。
あなたの一番のモチベーションを共有し、それがあなたにとってどういう意味を持つのか、またそれがあなたの仕事にどう反映されているのかを説明しましょう。新しいメンバーにも彼ら自身の一番のモチベーションを説明するように勧めましょう。
Attunedで可視化した組織文化を再度確認し、まずあなたのプロフィールを選択(ハイライト)、次に相手のプロフィールを選択(ハイライト)します。そしてあなたのモチベーション・ギャップと潜在的な盲点に注目します。視点の違いがどのように現れるか、またそれを克服するためにどのように協力するべきかを双方の間で話し合い、一緒に簡単なシュミレーションを行います。またこの機会にあなたのチームがどのようにパルスサーベイを利用し、Attunedを普段の仕事に取り入れているかを説明してください。
今後の1on1ミーティングをどのようなスケジュールで行うかを決め、次回のミーティングをカレンダーにセットしましょう。