1on1ミーティングを使いこなす！失敗する5つの理由とその解決策を解説！
リモートワークが浸透し、コミュニケーションの重要性がより一層増していく中で、1on1ミーティングの重要性が高まっています。1on1ミーティングでは部下との人間関係を構築し、次の目標を議論し、フィードバックを行う貴重な機会です。
しかし、どんなに良いやり方でも、1on1ミーティングではその目的を達成できないこともあり、あなたとチームメンバーの双方にフラストレーションを与えることもあります。
このブログでは、1on1ミーティングが失敗する5つの理由を探り、その解決策を提供します。マネジメントが初めての方でも、経験豊富なプロの方でも、1on1ミーティングを最大限に活用し、部下とより強い信頼関係を築く方法を解説します。
それでは、1on1ミーティングを成功させるための秘訣をご紹介しましょう！
1on1ミーティング失敗の要因1：準備不足
顧客とのミーティングにきちんと準備をして臨むように社員との1on1ミーティングも同じような準備が必要です。1on1ミーティングを最大限に活用し、双方にとって有意義な時間にするためには準備を十分に行うことが不可欠なのです。
1on1ミーティングの準備をすることで、1on1ミーティングが円滑に進み、部下が話したいことをすべて話すことができる環境を作り出すことができます。また、社員を大切にし、時間を尊重していることを示すことで、社員のモチベーションとエンゲージメントの向上につながります。1on1ミーティングの準備をすることで社員の成功に投資しているという事実を示し、社員は信頼と尊敬をもって接してくれるようになり、結果的に良好な職場関係を築くことができます。
では、1on1ミーティングの準備はどのようにすればよいのでしょうか。
解決策：双方向の確認とコミュニケーションの工夫
まず、議題を設定し、議論したいすべてのトピックを整理する必要があります。そうすることで、重要なポイントやTo doを忘れることがなくなります。また、1on1は一方通行ではないので、議題は上司と部下の両方がアクセスできるようにする必要があります。双方が次の1on1ミーティングに話したいポイントを追加できるようにすることで、何か問題が発生した場合でもすぐに次の1on1ミーティングで手を打てるのです。
次に、前回の1on1ミーティングを振り返り、前週に合意したアクションアイテム（To do）を確認します。このように、進捗状況を記録することが重要です。効果的な1on1ミーティングを行うためのツールは数多くあり、個人的には15Fiveを使っていますがGoogleドキュメントでも十分です。自分のニーズに合ったテンプレートを見つけ、活用していくことが大切です。
もし、チームに新しいメンバーがいる場合はミーティングに入る前に、彼らの価値観ややる気スイッチを確認しておくと、非常に便利でしょう。Attunedを使えば、社員が職場でどんな価値観を持っているかが一目瞭然で把握することができます。忘れてはならないのは、人は皆、自分が思っているよりもずっと個性的だということです。2人の価値観が似ているならば、1on1ミーティングは簡単ですが、価値観が異なる場合、上司は、部下のやる気を引き出すために、コミュニケーションを工夫する必要があります。
1on1ミーティング失敗の要因2：一貫性のないフィードバック
1on1ミーティングにおいてフィードバックを与える技術は非常に難しいですが、それをマスターすれば、部下が生き生きと働く職場環境を作り出すことができます。しかし、フィードバックに一貫性がなかったり、矛盾があったりすると部下のエンゲージメントが下がってしまうのです。だからこそ、1on1ミーティングで一貫したフィードバックを与えることが重要なのです。
では、どのようなフィードバックをすれば1on1ミーティングを効果的に行うことができるでしょうか？
まず、フィードバックに対するニーズは質・量ともに人それぞれであることを理解する必要があります。人によるフィードバックへのニーズの違いを把握するためにはAttunedの「モチベーターレポート」の「フィードバック」のスコアが有効です。こちらで70点以上の人は、仕事においてフィードバックが重要であり、十分なフィードバックを提供されなければ仕事へのモチベーションやパフォーマンスに悪影響を及ぼすのです。
とはいえ、最も重要なのは明確な期待値を設定することです。社員が何をどのようにすべきかや成功とは何かを1on1ミーティングを通じて理解できるような仕組みが必要です。それがなければ、どんなフィードバックも役に立たないのです。
また、誤解を最小限にするためにチームメンバー全員が特定のフレーズ、用語、略語の意味を理解する必要があります。1on1ミーティングの際に業界用語などを多用する場合は丁寧な説明が必要です
ここでは、実際に1on1ミーティングにおいてフィードバックを行う場合の効果的なフィードバックを行うための3つのヒントを紹介します。
解決策1：やる気を起こさせるポジティブなフィードバック
1on1ミーティングにおいて改善を求めるフィードバックはもちろん必要ですが、ポジティブで感謝を示すフィードバックの方が社員のモチベーションを高めることができます。1on1ミーティングの際に間違いではなく、成功したことを強調することが大切です。
解決策3：双方向のコミュニケーションを意識する
十分で良いフィードバックを提供しているかどうかを知る最も簡単な方法は社員に直接尋ねることです。社員と1on1ミーティングにて双方向の対話を実現するためには心理的安全性の文化を作り、人々が安心して発言し、正直なフィードバックをできる環境を整えることが大切です。そうすれば、1on1ミーティングにおいて自分が一貫性を欠いていたフィードバックを特定し、上司側は改善することができます。このように、フィードバックは与えるだけでなく、受け取ることも重要であるのです。
1on1ミーティング失敗の要因3：目標設定の失敗
誰もがいつでもできる仕事を無限に抱えており、どこに集中すればいいのかにいつも頭を悩ませています。これを解決する一つの方法は明確な目標を与えることです。明確な目標がなければ、社員は仕事への集中力、モチベーション、責任感を失い、1on1ミーティングの意味も薄れてしまいます。そこで、長期的・短期的な目標を設定することで、このような問題を防ぐのが上司、管理職の仕事です。
解決策：目標を明確化し、優先順位づけをする
1on1ミーティングにおいて整理すべきこととして、まず、全体像を把握することから始めましょう。社員のキャリアでの目標が、会社のビジョンや価値観と一致していることを確認しましょう。自分の仕事が組織全体の成功にどのように寄与しているかを一人ひとりの社員自身が理解していることが重要です。理想的には1on1ミーティングを活用して部下が目標設定のプロセスに参加し、目標達成にコミットできるように一緒に目標を設定することです。目標は1on1ミーティングなどを通じて明確なタイムラインを設定するのが効果的です。チャレンジングな目標ほど、高いレベルの努力とパフォーマンスが期待できるのです。
このような目標設定のために、1on1ミーティングを通じて長期的な目標を四半期ごとや週ごとのタスクに分割することが1つの手です。1on1ミーティングの場でチームメンバーが目標に向かって成長するための優先順位づけやリソースへの力の注ぎ方を工夫することで目標達成を支援することができます。
また、目標は時間とともに変化するものなので個人的な目標だけでなく、会社の目標も時々見直して、調整や変更を行う必要があります。
1on1ミーティング失敗の要因4：共感性の欠如
「1on1ミーティングにおいて真に共感するためには相手の動機だけでなく、その動機の違いがどのように現れるかを理解することが必要です。チームメンバーの価値観を明確に把握することでリーダーや管理職の方々は、何ヶ月も（あるいは何年も）かけて理解しようとしたであろう相手の立場にすぐに立つことができるのです。」
価値ある1on1ミーティングを行いたいのであれば、共感することが必要です。他者が特定の状況を真に理解する能力は人々のマネジメントの鍵になります。共感力がなければ、コミュニケーションがうまくいかず、信頼が得られず、社員のモチベーションが低下する危険性が高まります。実際に1on1ミーティングの共感力の欠如から社員は「私の上司は分かってくれない！」と思うようになり、リーダーとして、また人として、上司への信頼を失います。このような状態になってしまうと、1on1ミーティングの中核であるはずの効果的なコーチングやガイダンスができなくなり、どんな言葉を投げかけても相手の心に届くことはまずありません。
では、どうすればもっと共感的になれるのでしょうか。
解決策：発言を引き出す傾聴力を強化する
その一つに社員の話に耳を傾ける傾聴力が大切です。相手の言葉だけでなく、行動やジェスチャーにも細心の注意を払う必要があります。1on1ミーティングでの目標は社員の考えを理解することです。話を聞いた後はそのメッセージの要点を繰り返し伝えます。そうすることで、1on1ミーティングを通じて相手の気持ちを理解していることが伝わり、納得してもらえるのです。
この傾聴力の土台があれば相手のニーズを満たす解決策を一緒に考えることができます。その際、相手の意見やアイデアを深く考慮し、積極的にアピールすることも忘れないようにしましょう。1on1ミーティングで共感を示すことで、社員とより強い関係を築き、信頼、モチベーション、成長を促進する環境を作ることができるのです。
1on1ミーティング失敗の要因5：不定期でイレギュラーなタイミング
最後になりますが、1on1ミーティングの成功を左右するのはその頻度です。1on1ミーティングの頻度が低いと、業務だけでなく、人間関係やコミュニケーションの問題を早期に発見して対処することが難しくなります。また、1on1ミーティングの頻度が低いと必然的にフィードバックの機会も少なくなり、プロジェクトや社員の成長にも悪影響を及ぼします。
解決策：週に1回の頻度で定期的に行う
直属の部下が多い場合（10人以上）以外は1on1ミーティングを週単位で行うことをお勧めします。ある調査によると、1週間に1回の1on1ミーティングは最も効果が高く、社員のエンゲージメントにプラスの効果をもたらすことが分かっています。
また、1on1ミーティングは特にチーム内の新しいメンバーとの関係構築に大きな役割を果たします。週1回の1on1ミーティングにおいて、より多くの指導やサポートを提供することで、チームメンバーとの連携を確立し、関係を育むことができます。
最後にやむを得ない場合を除き、1on1ミーティングをキャンセルしたり、予定を変更したりしないようにしましょう。1on1ミーティングの予定の予期せぬ変更は社員に自分の優先順位が下げられたと感じさせ、モチベーションを下げる要因になります。どうしても1on1ミーティングをキャンセルしなければならない場合は、すぐに再スケジュールする必要があります。たとえ短時間でも理想的には同じ日に、少なくとも同じ週のうちにすることが必要です。そして、1on1ミーティングの予定を変更しなければならない理由を説明することで、社員はその透明性に感謝するでしょう。
まとめ：1on1ミーティングを効果的に活用し、人事戦略の中核に据えるために
1on1ミーティングは、チームメンバーと強い関係を築き、パフォーマンスを向上させるための強力なツールとなり得ます。しかし、1on1ミーティングを最大限に活用するためには会議を頓挫させるよくある落とし穴を認識しておくことが重要です。上記のような典型的な1on1ミーティングの5つの失敗の要因に対処することで、自分自身とチームを成功へと導くことができます。
しかし、これを全て実践したとしても、チームメンバーのモチベーションを維持することは簡単ではありません。Attunedはチームメンバーそれぞれのモチベーションの動機づけ（ニーズ）を理解し、引き出すことでよりエンゲージメントやモチベーションの高いチームを構築できるように設計されています。1on1ミーティングとAttunedを組み合わせることでチームの中の一人ひとりのパフォーマンスとモチベーションを高め、人的資本経営の第一歩となるのです。
Attunedでは、10分から15分ほどのアセスメントを通じて、社員のモチベーションを可視化し、コミュニケーションを改善するお手伝いをしています。すでに職場で課題を感じている場合でも、健康的でモチベーションの高い環境を維持したい場合でも、ぜひ私たちにこちらからご相談ください。
現在、Attunedは30日間の無料トライアルも実施しています！ご希望の方はこちらをチェックしてみてください！
Anju Kajihara
Marketing Team Leader | Wahl+Case